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GIOVANNI DUNI

LA POSSIBILITÉ D’UTILISER LES TECHNIQUES ÉLECTRONIQUES DANS LA PROMULGATION DES ACTES ET DANS LES PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS. L’IDÉE POUR UNE THÉORIE DE L’ACTE ADMINISTRATIF PROMULGUÉ DANS LA FORME ÉLECTRONIQUE (*)

Tiré à part de la Revue Administrative de la Rèpublique Italienne

Année 129 juin 1978 - Volume CXXIX

TIPOGRAFIA TAPPINI - CITTÀ DI CASTELLO (PERUGIA)

1978


 

1.- Avant-propos. La forme écrite à laquelle est liée l’activité administrative, comme principal obstacle à la complète utilisation des techniques électroniques. La forme électronique.

Actuellement, dans de nombreuses administrations il existe déjà des ordinateurs, même d’avant-garde. Ils apportent, sans aucun doute, de grands bénéfices, mais ceux-ci sont toujours partiels et n’ont pas, dans l'ensemble, résolu le problème du mauvais fonctionnement des administrations publiques.

La cause de cet échec partiel est due au fait que la législation en vigueur concernant la forme des actes et des procédures administratives et une mécanisation complète ne vont pas de pair. Selon ce que Giannini fait remarquer (Acte administratif, dans "Enciclopedia del diritto", Vol. IV, pag. 178), des exigences de contrôle de l’action administrative et des certitudes des documents publics ont conduit à la nécessité du document écrit dans la plupart des cas et dans tous les cas pour les actes d’une importance particulière. Un tel document peut constituer, selon les cas d'espèce , sa "forme", comme pour les décrets administratifs, qui n'existent que parce qu'ils portent la signature des fonctionnaires autorisés; il peut s’agir aussi de documentation successive, comme pour les procès-verbaux des séances d'organes collégiaux et les procès-verbaux d’examens.

Dans cette relation, nous essaierons de démontrer qu' avec une réforme législative très facile mais aux conséquences révolutionnaires, il est nécessaire de se dégager de l’écrit traditionnel et de permettre que l’acte naisse directement dans sa forme électronique, à partir du moment où l’on l' introduit dans la mémoire de l’ordinateur. Parallèlement, pour ce qui concerne d’autres hypothèses dans lesquelles la forme écrite est actuellement nécessaire, on devrait accorder une valeur légale à la saisie informatique des verbalisations et de tout autre acte aujourd’hui lié à la forme écrite traditionnelle.

Par rapport à la mémoire électronique qui constituerait les archives officielles, les reproductions qui peuvent en être obtenues ne seraient que des copies. Il ne s'agit pas ici de tracer une théorie dogmatique sur l’acte administratif dans sa forme électronique, sur ses reproductions officielles, ni sur les attaques et les contestations en général: il nous suffit, pour l'instant, de montrer l’existence de ce problème très important et d' exposer, à ce propos, les considérations générales qui suivent.

 

2.- Le mauvais fonctionnement des administrations publiques. L’utilisation des techniques électroniques comme instruments de rendement.

Comme nous l'avons dit dans le paragraphe précédent, les avantages apportés par les ordinateurs dans les administrations publiques, pour importants qu’ils soient, ne sont que partiels et sectoriels. Il est donc nécessaire d’étudier non seulement la valorisation quantitative et qualitative de ces machines, mais aussi les conditions nécessaires pour leur complète utilisation, aujourd'hui entravée par les principes en vigueur en matière d’actes et de procédures.

Si l’administration publique était une entreprise privée, l’introduction et la complète utilisation des automatismes en général et des techniques électroniques en particulier se produirait - au moins dans certaines limites - spontanément, sous l'effet de la concurrence nationale et internationale qui impose inéluctablement l’utilisation de tous les moyens propres à améliorer la production et à baisser les coûts pour la survie de l’entreprise.

Dans la gestion de la chose publique, ce stimulant si puissant et immédiat destiné à l’amélioration des structures fait défaut. Un mauvais fonctionnement dans un secteur de l’activité administrative peut seulement causer des désagréments au citoyen et parfois des préjudices généraux et particuliers très importants. Nous avons dit "seulement" non pour diminuer les faits, mais pour souligner que, dans la plupart des cas, tout se termine dans la plus ou moins passive acceptation des désagréments et des préjudices. L' état de mauvais fonctionnement quasi général des administrations publiques a engendré chez bien des citoyens un fatalisme qui les conduit à accepter cette réalité comme quelque chose d’inéluctable. Chez les fonctionnaires, on peut souvent constater un sens de découragement quant aux possibilités d’améliorer la situation, malgré la bonne volonté de chacun, ce qui les entraîne facilement vers le laxisme et vers un insuffisant attachement au travail sauf , naturellement, chez bien des fonctionnaires à la conduite particulièrement méritoire.

La doctrine assimile depuis longtemps l’administration publique à une entreprise: dans une situation de non-concurrence , elle produit des services juridiques et matériels. Toutefois, l'absence de concurrence, si elle exclut le danger de "dépôt de bilan ", entraîne par ailleurs la possibilité de préjudices généralisés d’une étendue incalculable.

En outre, le fait qu’un bien ou un service produit par l’Etat coûte le double ou le quadruple de ce qu'il pourrait coûter avec un rendement supérieur signifie destruction de richesse, abaissement du revenu national, diminution du bien-être, impôts non proportionnés aux résultats, perte de la compétitivité au niveau international.

Les formes de perte de richesse peuvent être infinies. Elles peuvent se produire - entre autres - quand le citoyen est obligé de consacrer trop de temps dans les bureaux pour le traitement de dossiers le concernant. Des erreurs de procédure ou même la simple lenteur entraînent non seulement des mauvais fonctionnements de toutes sortes , avec la conséquence d’un coût unitaire plus élevé du "produit" de "l’entreprise" administration publique mais aussi, pour tous les citoyens, des préjudices directs et pour l'ensemble de la collectivité des préjudices indirects qui n'en sont pas moins toujours considérables.

Les fonctionnaires devraient devenir les protagonistes de la modernisation de l’administration publique et considérer que chacun d’entre eux est le fournisseur d’un service déterminé, mais en même temps, pour d’autres aspects innombrables , un usager des services rendus par les administrations publiques, et subit ainsi des préjudices généraux et particuliers comme tout autre citoyen.

Il est aujourd’hui normal que le citoyen se rende dans les bureaux des administrations pour solliciter les fonctionnaires au sujet des dossiers le concernant, causant ainsi une série d’inconvénients pesant , pour la plupart, sur le même bureau et par conséquent sur ses composants: a) nécessité d’une très forte dépense de travail pour les rapports avec le public de plus en plus intenses; b) rupture du rythme normal de travail et par conséquent impossibilité d’une programmation réelle du travail habituel.

Ce second inconvénient empêche de pouvoir établir avec certitude la productivité d’un bureau; mais nous y reviendrons dans le dernier paragraphe, en indiquant comment le problème peut être résolu avec les ordinateurs.

Il n’est pas inutile, sur le plan social, de souligner que lier un dossier à un rythme de travail programmé représente un motif de plus grande égalité entre les citoyens, car il n'existe plus de discrimination entre ceux qui ont des amis dans les bureaux et ceux qui n’en ont pas ni entre ceux qui ont le temps et la possibilité de suivre leurs dossiers et ceux qui ne peuvent le faire. D’autre part, les citoyens qui semblent bénéficier de faveurs seraient bien heureux de s'en remettre à l’initiative complète et efficace de l’administration publique, économisant ainsi le temps et les dépenses d'énergie qu’ils sont obligés de consacrer actuellement afin que leurs dossiers arrivent à bon port dans des délais raisonnables et avec la garantie que leurs dossiers seront traités dans les délais strictement prévus sans préférences ni passe-droits. La modification de ces délais devrait être explicitée dans des dispositions écrites et motivées par le chef de bureau.

 

3.- Suite. L’authenticité et la valeur légale de l’acte administratif créé directement dans les ordinateurs ou officiellement enregistré dans leur mémoire.

Les ordinateurs permettent d'atteindre le but illustré ci-dessus en éliminant les inconvénients du système actuel et en apportant d’autres avantages inimaginables autrement. Mais pour obtenir ces résultats, il est indispensable que le législateur permette de surmonter tous les obstacles formels qui en empêchent actuellement l' utilisation la plus complète.

Naturellement, puisque les activités de l’administration publique sont très différentes dans le contenu et dans les procédures, chaque type d'administration publique devrait être l'objet d’un examen spécifique mené conjointement par des techniciens et des juristes.

Nous devons donc nous limiter à n' indiquer que les solutions possibles qui nous semblent réalisables, en précisant que, dans l’exposé qui suit, nous nous référerons principalement aux actes et aux procédures concernant la nomination, la carrière et les rétributions des fonctionnaires. Nous ferons référence de façon explicite à quelques actes ou moments de la procédure , mais cette référence doit être considérée comme un simple exemple d’un certain type de problèmes qui peut se présenter, avec des nuances, dans toute autre procédure administrative que l'on désire mécaniser.

Pour réaliser la modernisation radicale de l’activité administrative que nous venons d'esquisser, il faut que la loi reconnaisse une validité totale aux actes administratifs liés non plus à la forme écrite, mais à la forme électronique. Il est toutefois nécessaire que les plus grandes garanties d’authenticité subsistent.

On a eu dans le passé un embryon de ces problèmes lorsqu' il a fallu admettre la validité d’actes publics dactylographiés, comme les verbalisations et les actes notariés.

Toutefois, nous reconnaissons que la proposition que nous allons exposer est beaucoup plus hardie et plus complète.

Le point fort de la réforme doit être le renversement des rapports entre le papier et l’élaboration ou mémorisation électronique. Actuellement (et il ne pourrait en être autrement avec l’actuelle législation) le papier écrit et signé constitue l’acte officiel. Les ordinateurs - quand ils existent - ne peuvent que fournir les données que le fonctionnaire reconnaît formellement en les introduisant dans l’acte qu’il signe, assumant la responsabilité (au moins théorique) de l’exactitude des données (voir les actes de l’état-civil délivrés par le terminal puis signés par un fonctionnaire de la mairie).

Avec le système actuel, on voit trop fréquemment sur les bureaux des fonctionnaires des piles de papiers les plus divers , souvent dans un désordre que l'on espère seulement apparent et qui en tous cas ne stimule pas l’attachement au travail et diminue sans aucun doute la productivité. Cette situation doit changer radicalement; la possibilité de perdre un acte doit être absolument écartée dès le départ, mieux encore il doit être possible de consulter les archives le plus facilement et rapidement possible. Si l’on veut tout cela, il faut donner le plus possible une valeur légale au travail de l 'ordinateur.

Naturellement il est impossible d' éliminer l’intervention de l’homme dans toutes les évaluations discrétionnaires et dans toutes les opérations pour lesquelles l'ordinateur n’a pas encore été programmé. Et il est évident que l’intervention de l’individu doit toujours résulter formellement avec une garantie d’authenticité.

Aujourd’hui la garantie d’authenticité est donnée par une signature, souvent accompagnée d'un tampon normalement à disposition sur un bureau. Il ne s’agit pas d’une garantie absolue: elle le devient seulement en cas de contestation et par conséquent d’expertise sur l’authenticité de la signature: éventualité qui n'est certes pas fréquente.

Vice versa on sait que la plupart du temps les signatures sont, certes , authentiques mais que le contenu n’est même pas lu par celui qui signe. Il s’agit d’une pratique aujourd’hui passivement acceptée; comme on le verra, toutefois, une plus grande rigueur dérivant de l’introduction des systèmes électroniques imposerait une ample révision de l’autorisation à la signature avec des possibilités de délégation élargies en faveur de l'auteur de l'acte.

Il est sûrement possible qu’un acte inséré dans la mémoire électronique puisse être "signé" par l’auteur, qui plus est avec de plus grandes garanties d’authenticité. Nous excluons la vraie signature proprement dite, que l' ordinateur pourrait mémoriser comme une série de points comme dans les "télécopies".Nous l'excluons parce que cette signature reproduite serait probablement imparfaite et par conséquent ne donnerait pas de garanties. En outre, il serait difficile et coûteux, à notre avis, de prédisposer les machines pour cette fonction.

La solution idéale devrait reposer sur le système de la clef électronique analogue à celui que les banques ont adopté pour les prélèvements aux guichets automatiques. Tout comme le titulaire d’un compte courant, le fonctionnaire autorisé à la signature des actes administratifs devrait disposer d’une "carte d'identification" non falsifiable qui permettrait à l'ordinateur de le reconnaître et d'enregistrer l' identification. On pourrait ajouter d’autres précautions et garanties. Sur la dernière ligne de l’acte devrait apparaître:

a) un symbole qui indique la mise en œuvre du contrôle de l’authenticité;

b) la qualification, le nom et le prénom en clair de celui qui "signe";

c) d’autres indications éventuelles en clair en cas d’homonymie;

d) un symbole indiquant que l’opérateur a tapé (sur le clavier) une combinaison de lettres et de numéros secrets (code personnel). Cette garantie ultérieure pourrait être éliminée pour les actes moins importants;

e) un symbole attestant qu’on a introduit la "carte d’identification", qu’elle appartient à la personne mentionnée aux alinéas b) et c) et que le code mentionné à l'alinéa d) est lui aussi exact et correspond aux autres éléments b), c), d) et e). L'ordinateur devrait être, toutefois, programmé pour ne pas mémoriser les actes pour lesquels le contrôle automatique donne un résultat négatif;

f) le code d’identification du terminal. Le terminal doit l’indiquer nécessairement et automatiquement;

g) la date et l'heure, elles aussi insérées nécessairement et automatiquement;

h) un symbole attestant la vérification effectuée par l'ordinateur, que la personne qui a "signé" était autorisée pour ce genre d’actes. A ce propos également, il faut observer que l'ordinateur pourrait être programmé de manière à ne pas accepter les actes provenant de personnes non autorisées spécifiquement pour eux. En revanche, pour les actes atypiques, le seul contrôle possible par l'ordinateur est celui mentionné à l'alinéa e).

Naturellement le fonctionnaire doit avoir la pleine responsabilité de la garde de la "carte d'identification" qui ne peut être cédée à personne d'autre. Si la nécessité de déléguer une partie du travail se fait sentir , le chef de bureau doit y pourvoir formellement, en munissant un autre fonctionnaire d’une "carte d’identification" strictement personnelle et en fournissant à l'ordinateur les données relatives au nouveau fonctionnaire autorisé.

Il faut que la saisie des données relatives aux personnes autorisées se fasse avec les plus grandes garanties, sans aucune possibilité de violation successive si ce n'est après un ordre et le contrôle de la part du chef de bureau.

 

4.- Procédure administrative au moyen de techniques électroniques.

Il résulte de ce que l'on a exposé qu'avec des réformes législatives appropriées un acte administratif peut naître et exister en tant qu'acte électronique, en remplacement du système basé sur l’écrit traditionnel. L’éventuelle transcription -par l’imprimante reliée au terminal -doit avoir un caractère purement accessoire ou instrumental. Il est toutefois recommandé de conserver des archives traditionnelles pour les originaux de tous les documents (certificats, correspondance etc.) provenant du secteur privé ou de bureaux non reliés au système électronique. Mais pour que le système fonctionne correctement, il est nécessaire que ces documents , s’ils sont importants pour la procédure, soient saisis dans l' ordinateur avec la mention "copie conforme" ou "extrait conforme" de la part d’un fonctionnaire autorisé. Cette opération est indispensable pour rendre la consultation des archives sur papier le moins nécessaire possible.

Dans l'éventualité d'accidents ou d'usure de la mémoire, il faut garder des archives électroniques de réserve. Il faut aussi évaluer l’opportunité d’insérer dans les archives traditionnelles une copie, tirée de l’imprimante de l'ordinateur, de tout ce qui concerne l’acte et la procédure.

A ce stade, on en déduit que la procédure dans la nouvelle perspective est aisément réalisable au moyen d' un réseau de connexions entre les différents centres électroniques qui seraient établis dans les principales administrations. Des administrations plus petites pourraient être fournies de simples terminaux et dépendre de centres plus importants.

Si l'on revient à l’exemple concernant l’administration du statut individuel d’un fonctionnaire, exclusion faite des opérations concernant les concours, toutes les étapes devraient être saisies dans les ordinateurs. Quant aux concours, un fonctionnaire autorisé devrait avoir la possibilité d'insérer les éléments nécessaires aux contrôles successifs prévus par la loi, y compris la relation finale et les appréciations sur les candidats, et de signer "pour copie conforme". Il serait en effet inopportun d' autoriser les membres des jurys de concours à l'utilisation des ordinateurs car il s’agit là d’organes de l’Etat ayant une durée limitée à l'élaboration des seuls actes des concours.

Les actes des concours, à travers les réseaux entre les terminaux et les centres électroniques, seraient automatiquement transférés aux autres bureaux de compétence: bureaux consultatifs, bureaux de contrôle internes et externes, bureaux autorisés à rendre les décrets de nomination.

Plus généralement, il est indispensable que l’acte arrive dans chaque bureau après avoir été soumis au plus grand nombre possible de contrôles automatiques. Le fonctionnaire devrait donc être dispensé de tous les contrôles qui peuvent être confiés à l'ordinateur. Par "ordinateur" on entend celui de départ, qui refuse la transmission ou encore plus radicalement ne mémorise pas l’acte qui ne répond pas à certains critères, ou bien le centre électronique d’arrivée qui signale automatiquement certaines erreurs ou des illégitimités au bureau de provenance. La double possibilité ne peut être exclue, même si elle peut sembler itérative. Les bureaux administratifs ont en effet des compétences autonomes: le bureau de contrôle et le bureau de départ peuvent ne pas considérer comme correct le même critère de contrôle. Par conséquent les centres électroniques pourraient être programmés pour des contrôles selon des critères contrastants. La procédure administrative s’arrête si l’accord entre les deux centres électroniques fait défaut c’est-à-dire si les personnes appartenant à des différents bureaux ont disposé les programmes des ordinateurs à partir d' opinions juridiques divergentes. Dans des situations de ce type, l'ordinateur, bloquant le travail, pousse les administrations à adopter tous les remèdes juridiques prévus par le règlement pour résoudre définitivement le conflit.

En outre, le système devrait prévoir toute une série d’opérations complètement automatisées qui excluent l' intervention de l'homme. Il devrait, tout d’abord, être prévu un "protocole automatique" au départ et à l' arrivée. Dans une structure d’organisation complexe, le centre électronique ne peut manquer d’un système de tri et d'envoi automatique des actes vers les nombreux bureaux autorisés aux différentes interventions procédurales (par exemple en fonction du sujet de l’acte). Les actes atypiques, au contraire, seraient automatiquement envoyés au terminal du chef de bureau ou d’un fonctionnaire déterminé qui devrait les traiter directement ou les trier et les envoyer à d’ autres fonctionnaires.

Toute l’administration courante, ou plutôt le travail de "routine", qui représente au moins 90% du travail administratif pourrait être réalisé au plus dans le temps réel de lecture des documents sur l'écran des terminaux de la part de nombreux fonctionnaires autorisés dans les bureaux, même s'ils sont nombreux, avec de grandes économies d’énergie, de frais notamment postaux. Le temps d’attente du citoyen pourrait passer dans certains cas limites de cinq ans à cinq heures, même lorsque doivent intervenir des bureaux répartis dans différents quartiers de la capitale ou d’autres villes. Ce n'est que dans des cas délicats que l'on devrait recourir au travail par écrit, réalisable par l’imprimante reliée au terminal. Le fonctionnaire autorisé pourrait avoir la possibilité d’approfondir notamment l’étude de la question, en utilisant le document sur papier, ou bien consulter le chef de bureau, qui pourrait évoquer à soi la mesure.

Toute une série d’opérations devraient être soustraites au travail de l'homme: par exemple, dans l’avancement économique et de carrière du fonctionnaire. Les archives qui contiennent le statut de chaque individu pourraient être automatiquement mises à jour en reliant l’ordinateur à un calendrier automatique. Toutes les différentes progressions, programmées dès la nomination deviendraient automatiques (augmentations biennales des traitements, passages de paramètre), si toutefois aucune évaluation discrétionnaire ne doit intervenir et si pour des raisons diverses la carrière "programmée" ne doit être modifiée. L'ordinateur devrait être à même d’appliquer automatiquement à tous l’échelle mobile des salaires, dès lors que les éléments généraux ont été insérés.

Enfin, pour approfondir l’exemple, on peut observer que - si, à l’avenir, le fonctionnaire arrive à obtenir une protection semblable à celle du salarié du privé avec le droit à la revalorisation du pouvoir d'achat et aux intérêts sur les arriérés (art. 429 C.P.C.), comme demandé par quelques demandes en justice pendantes devant les juges de tribunaux du travail - les ordinateurs, donc, devront être en mesure d'appliquer automatiquement l’article 429 C.P.C. aux paiements des arrérages, après avoir introduit dans l'ordinateur les données de dévaluation fournies par l’ISTAT.

 

5.- Problèmes de caractère pratique. Difficultés matérielles. Le stimulant du travail et le contrôle automatique de la productivité. Le travail en retard basé sur les vieux systèmes de travail.

Ce serait une grave erreur que de ne pas évaluer les difficultés pratiques qui se présentent pour porter à terme une réforme aussi vaste et aussi radicale de l’activité administrative.

Il existe des problèmes de coût d'installation et de frais liés à leur fonctionnement. Mais l’investissement pour l’Etat serait des plus avantageux à condition que les installations soient utilisées à plein régime: malheureusement on sait que des ordinateurs achetés restent inutilisés , se révèlent inadaptés ou techniquement dépassés.

Il faut donc avoir la plus grande prudence dans les dépenses publiques. A vrai dire, les "cerveaux électroniques" les plus modernes sont techniquement construits avec les plus grandes capacités de mémoire mais ils doivent être choisis parmi ceux qui sont dotés de la plus grande souplesse d’utilisation, notamment pour tenir tête à des revirements futurs sur l’organisation des systèmes de travail, les contrôles, les connexions etc. Si les choix sont avisés, ils apporteront une grande économie de travail et de nombreuses économies pour le bilan de l’Etat. Pendant une longue période, en diminuant ou au moins en n’augmentant pas les dépenses pour les fonctionnaires s'occupant de la gestion des dossiers, on rendrait le bilan de moins en moins rigide et par conséquent plus ouvert aux dépenses sociales et d’investissements au sens strict.

Il existe des problèmes de formation du personnel à l’utilisation des ordinateurs. Mais ils ne peuvent être surévalués que par ceux qui n’ont jamais vu fonctionner un terminal: c’est en pratique l’unique instrument qu’un fonctionnaire autorisé doive savoir utiliser, et, puisqu’il s’agit d’une utilisation continue, il ne devrait pas y avoir de risques de désapprendre, bien au contraire, on devrait pouvoir constater un perfectionnement continu du fonctionnaire-opérateur.

L’enseignement de l’informatique existe déjà à l’"Ecole Supérieure de l’Administration Publique". Mais il est évident que si l’on réalisait la réforme radicale que nous avons proposée, il serait nécessaire d'instituer des cours spécifiques de tous niveaux, sur l’utilisation des terminaux. Dans les concours futurs, l’informatique devrait être introduite comme nouvelle matière d’examen. Dans cette perspective, l’école secondaire elle-même et l’Université ne devraient pas ignorer cette discipline à enseigner à un niveau de non spécialistes.

 

Le problème des techniciens informatiques et des programmeurs, dont la demande augmenterait énormément, est différent. Les principales administrations devraient surtout prévoir des programmeurs dans leurs organigrammes. Ces derniers devraient travailler en contact serré avec les bureaux et mettre constamment à jour les ordinateurs en fonction des exigences nouvelles dues à des changements dans l'organisation du travail ou à de nouvelles lois influant sur les actes et les procédures administratives.

 

Dans un premier temps, les programmeurs pourraient être fournis par le secteur privé. En revanche , pour les autres techniciens, il faut évaluer la possibilité de recourir systématiquement à des techniciens du secteur privé, envoyés par les entreprises sur la base de réguliers contrats d’assistance.

Parmi les avantages de la réforme, on ne doit pas négliger la donnée psychologique dérivant du fait que la présence d'un ordinateur très moderne stimule le travail: le fonctionnaire se sent inséré dans un ensemble opérationnel moderne, efficace et même coûteux, et par conséquent, il tend à éviter l’inactivité de l’instrument qu’on lui a confié.

En outre, il faut souligner que - quand le système sera complet et qu' il comprendra le protocole et le tri automatique des dossiers - si le rythme de travail se grippe chez un pupitreur l’inconvénient est aussitôt relevé et le fonctionnaire est obligé de fournir des explications.

Aujourd’hui, le fonctionnaire, devant son bureau encombré de papiers, est toujours intimement convaincu d’être accablé de travail et le citoyen aussien est tout aussi convaincu. Une éventuelle faible productivité est donc difficilement mise en évidence. D’autre part, s’il n'y a pas d'obligation précise de traiter les dossiers selon un certain ordre, on ne peut accuser le fonctionnaire de négliger le dossier A, le dossier B ou le dossier Z, d’autant plus que , souvent, le fonctionnaire pourra montrer qu'il a en même temps mis en évidence et partiellement traité de nombreux dossiers au cours de la même période. Au contraire, avec le travail programmé par l'ordinateur et avec des dérogations que seul le chef de bureau peut prendre par des mesures motivées, l'ordinateur mettra en évidence si entre la conclusion du dossier M (par exemple à dix heures) et la conclusion du dossier N (par exemple à treize heures le même jour) le temps écoulé correspond au type de problèmes que le dossier N demandait. Pendant la journée, le fonctionnaire devrait traiter 6 dossiers d'une durée d'une heure, ou 3 d'une durée de deux heures ou 12 d'une durée de trente minutes. Naturellement, ces évaluations faites par le chef de bureau ne peuvent être qu’approximatives. Mais il n'y a pas de doute que de graves disparités entre le rendement effectif et le rendement théorique imposeraient les contrôles nécessaires qui sont aujourd'hui quasiment impossibles.

Il subsiste enfin le problème du travail en retard organisé sur le vieux système du document écrit.

Tout d’abord il est évident que, pendant une longue période, l'ancien système et le nouveau devront coexister. Cependant il est essentiel qu’une éventuelle loi de réforme impose formellement que tous les nouveaux dossiers soient créés en utilisant le nouveau système électronique.

Quant au travail en retard, il faut peut-être suivre le chemin de la sélection: bien des dossiers dont on peut penser qu'ils n'auront pas de grands développements futurs peuvent être laissés complètement dans l'ancien système et ne pas être saisis dans l’ordinateur.

D’autres dossiers (par exemple du statut d’un jeune fonctionnaire) pourraient être insérés dans les archives électroniques par des fonctionnaires autorisés à signer électroniquement "pour copie conforme" ou "pour extrait conforme". Dans l’exemple du statut de fonctionnaire, cet archivage électronique devrait ensuite se terminer par la programmation de la carrière et de l’avancement de l' intéressé.

Pour écouler le travail en retard l’Etat aura besoin de personnel temporaire. Si ce n'est pas possible, la coexistence du vieux et du nouveau système durera davantage. Cela serait dommage car le plus grand avantage du système réside dans sa réalisation complète.

Le système sera complet quand toutes les administrations parleront entre elles exclusivement au moyen des connexions entre les centres électroniques et les terminaux. Mais tout cela requiert d’un côté que tous les ordinateurs et les réseaux soient complètement mis en place , de l’autre que disparaisse au plus vite le "boulet au pied" des vieux papiers souvent désordonnés, non encore mis en mémoire dans les archives électroniques. Toutefois si l’on suit sérieusement cette nouvelle voie et que l'on n’ouvre pas de nouveaux dossiers avec le vieux système, le temps affaiblira l’importance des vieux dossiers et la nécessité de devoir les reprendre des archives poudreuses sera de moins en moins fréquente, puisque l'on pourra les avoir à disposition avec la recherche électronique.

Il faut relever que, tandis que le problème des dossiers et des archives liés au système traditionnel est particulièrement grave pour l'Etat, il peut être affronté avec de meilleures perspectives d’un rapide succès par des organismes plus jeunes tels que les Régions à Statut ordinaire. Avant que la contagion dérivant du mauvais fonctionnement de l’Etat ne devienne une maladie chronique, l’adoption des systèmes d’activité ci - dessus proposés donnerait aux administrations régionales une efficacité opérationnelle d'avant-garde; celle-ci pourrait même devenir le modèle dont l’Etat s’inspirerait dans son évolution nécessairement plus lente.


 

 

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