Teleamministrazione - Italia ed Europa

L’intervento sarà focalizzato su due tematiche: le modalità di presentazione di progetti di ricerca e sviluppo alla Comunità Europea e i temi aperti nel campo della telematica nella pubblica amministrazione che la Comunità Europea sta lanciando adesso.

Presentare un progetto alla Comunità Europea non è facile, soprattutto perché tutti invitano a farli e la competizione sta crescendo. In generale possiamo dire che in media passa un progetto su dieci, a volte uno su otto, altre volte uno su quindici. Quindi riveste grande importanza la stesura accurata della proposta. Vediamo dunque le varie fasi, dalla stesura della proposta alla realizzazione del progetto, qualora venga approvato.

Da quando la Commissione riceve la proposta, questa viene registrata e ne viene valutata la eleggibilità, cioè la conformità alle regole della Commissione, dopo di che entra nella vera e propria valutazione. Questa è la fase nella quale viene effettuata la prima grossa selezione. Una proposta è sottoposta a diverse tipologie di valutazioni: valutazioni sul contenuto scientifico, valutazioni sulla qualità, e poi vi è un ulteriore stadio di valutazione, nel quale adesso non entro in merito, più di carattere economico.

Al termine della valutazione viene fatta una graduatoria delle proposte. Ci sono vari criteri di selezione riportati nelle schede compilate dai valutatori, che danno i punteggi ai vari progetti. Le proposte vengono suddivise in quattro categorie: A1, A2, B e C. Normalmente nella categoria A1 vengono inserite le proposte "sicure", cioè quelle che vengono approvate senza modifica; nella categoria A2 vengono inserite le proposte approvate con qualche piccola modifica; nella categoria B le proposte che vengono ritenute significative, ma non possono essere approvate per mancanza di fondi, e infine nella categoria C vengono inserite tutte le proposte rifiutate. A questo punto viene avviata una fase di consultazione con altri funzionari e un confronto con altri programmi per accertarsi che non ci siano sovrapposizioni. In questa fase viene anche ascoltata l’opinione dei rappresentanti nazionali. Dopo di ciò abbiamo le notizie al proponente e la negoziazione. Nella negoziazione di solito avviene una riduzione dei costi del progetto di un 5 o 10%, nei casi migliori, mentre altre volte si arriva anche al 30 o 40%. I tempi per la valutazione sono in generale lunghi, ma al termine i risultati sono buoni nel senso che in termini di qualità i progetti approvati sono molto validi. Da quando vengono presentate le proposte a quando si arriva alla negoziazione passano circa sei - otto mesi, che credo siano tempi abbastanza ragionevoli, almeno per la realtà italiana alla quale siamo abituati.

Per alcuni progetti la valutazione avviene in due fasi: nella prima viene valutata una "short proposal" di poche pagine e, se approvata, viene inviata al proponente la richiesta di una versione estesa della proposta, insieme ad eventuali suggerimenti migliorativi proposti dai valutatori. La proposta entra quindi in una seconda procedura valutativa detta "Completa", analoga alla precedente, però con maggiori possibilità di successo (es. 50%).

Passiamo rapidamente in rassegna gli elementi essenziali necessari per la preparazione di una proposta. Tengo a precisare che le notizie che seguono non sono relative alla redazione di una proposta specifica nel settore della teleamministrazione, ma è valida in generale per progetti di tipo industriale, cioè progetti dove in qualche maniera c’è un coinvolgimento dell’industria (la teleamministrazione è un settore in cui sarei potenzialmente molto interessato, ma finora non ho ancora realizzato progetti in questo campo).

Senza entrare nel dettaglio vediamo di fornire alcune informazioni generali. Il criterio fondamentale in base al quale si può già dare un primo giudizio di validità della proposta è che ci siano collaborazioni internazionali: normalmente occorrono da due a tre Stati membri che partecipano al progetto. Da un punto di vista editoriale la proposta è composta da due parti. Una parte è di tipo finanziario, e di solito è molto piccola, ed è formata da una scheda riepilogativa generale e da una scheda per ogni partner, normalmente su moduli già predisposti. La parte più importante, la vera e propria parte scientifica e tecnica, è la parte due a sua volta divisa in due sotto parti. La prima parte, denominata, normalmente "parte 2A", è di tipo anonimo, dove cioè ciascun partner viene indicato con delle sigle tipo P1, P2 ecc. Questa parte è la più corposa ed è formata di solito da 25, 30 pagine. Nella seconda parte, denominata "parte 2B" si danno le referenze per ogni partecipante. È formata di solito da due pagine per ogni partecipante, nelle quali oltre alle referenze, trovano spazio i curricula delle persone chiave del progetto.

Vediamo più in dettaglio come è fatta la parte 2A, che sottolineo essere la parte più importante della proposta. Ha un titolo che di solito è un acronimo o un sommario breve di una paginetta, seguito poi da una descrizione molto chiara e molto importante sugli obbiettivi. Io posso dire che dal punto di vista delle valutazioni alle quali ho partecipato, questo punto, che a prima vista può sembrare il più banale, è quello che ha messo più in difficoltà le proposte. In particolare quasi l’80% delle proposte che vengono rifiutate è proprio sul punto degli obbiettivi: è necessario avere degli obbiettivi chiari, quantitativi e valutabili in maniera precisa anche durante lo svolgimento della proposta. Inoltre altri aspetti che devono essere evidenziati in una proposta sono i benefici economici, industriali, sociali o ambientali che scaturiscono dall’esecuzione del progetto. Nella proposta deve essere presentato lo stato dell’arte, e in particolare deve essere chiarito il grado di innovazione che viene proposto. Abbiamo poi un’altra parte molto importante costituita dalla descrizione dettagliata di come le diverse strutture (Enti, industrie, utenti finali, università, etc.) Europee possono collaborare tra di loro. Segue quindi una descrizione dei task, cioè delle sottoparti operative in cui è articolato il progetto. Infine abbiamo una parte di gestione, il project management, che di solito si rifà a descrizioni e modalità operative abbastanza tipiche.

La parte 2B di solito è meno importante della prima perché è più facile avere un punteggio alto. Nella parte 2B in particolare vi è la lista dei partecipanti, i motivi per i quali le industrie coinvolte intendono partecipare a questo progetto e come questo progetto risulta in accordo con le strategie loro proprie, ed eventualmente, come si pensa di diffondere i risultati del progetto. Quest’ultimo aspetto è importante perché il progetto deve essere giustificato a livello europeo.

A questo punto passerei alle valutazioni che vengono fatte da ciascun valutatore anonimo. Di solito ogni progetto viene valutato da un minimo di tre a un massimo di cinque valutatori esterni, al termine del quale c’è un "consensus report": tutti i valutatori si vedono tra loro in modo da trovare un accordo globale unanime fra le valutazioni. Di solito i punteggi attribuiti dai valutatori vanno da uno a cento, e vengono assegnati a diversi aspetti del progetto, riassunti in varie parti delle tabelle di valutazione. Queste tabelle ritenute inizialmente confidenziali sono ormai diventate quasi di dominio pubblico.

Nell’all. 1 sono indicati i progetti attivi fino al ‘94/’95 sulle tematiche della teleamministrazione. Un’altra trasparenza (all. 2) mostra la lista più recente dei progetti attivi nella pubblica amministrazione (è possibile avere una breve descrizione per chi fosse interessato ad una conoscenza più dettagliata).

È disponibile a livello della Comunità Europea una "chiamata" per progetti per la pubblica amministrazione con scadenza il 15 aprile ‘97 (vd. all. 4 e Rif. 2). In questo caso la probabilità di successo è molto molto ristretta per chi non avesse già avviato una proposta, visto che normalmente per la preparazione di una proposta sono necessari circa 6 mesi. Il "Telematics for Administration" ha un bando ben preciso come mostrano alcune slides. Vengono individuati già dei tasks di attività ed in particolare, per esempio, ci sono dei tasks in questo momento aperti nell’area 1 (vd. all. 4 e Rif. 1).

Tali progetti di applicazione sono di tipo pilota e di validazione. Con questo voglio dire infatti che in questo momento la Comunità Europea,, almeno per quello che ho avuto occasione di osservare, nel mondo della teleamministrazione preferisce seguire un approccio meno tecnologico, ma più mirato a favorire un maggior dialogo tra gli utenti finali. Infatti in questa fase, i funzionari della Comunità Europea sono molto cauti nell’utilizzo di tecnologie innovative (informatiche, telematiche, etc.).

A questo punto concluderei il mio intervento, dichiarando la mia disponibilità a fornire ulteriori approfondimenti a chi fosse interessato a presentare progetti nella Comunità Europea. A tal proposito esistono vari documenti a) sulle modalità di preparazione di un progetto [3], b) un documento che elenca i tasks aperti nell’ambito della telematica per pubblica amministrazione con scadenza 15 di aprile (vd. all. 4 e Rif. 2). Tale data la ritengo troppo vicina, quindi ritengo più interessante guardare al 5° programma quadro, cioè il programma che partirà dal 1998 al 2002 dove la teleamministrazione sarà una delle parti senz’altro di estrema importanza.

Ringrazio ancora per l’attenzione e non so quanto questa presentazione un po’ di corsa è un po’ sintetica sia stata utile.

Domanda del Professor Duni: quella lista di task per il prossimo bando sulla teleamministrazione, se ho ben capito, è una lista di aree di progetti, non una lista di progetti specifici.

Risposta del Professor Vernazza: L’ultima lista è relativa a una serie di aree per possibili progetti (vd. all.4 e Rif. 1), mentre la lista relativa ai progetti attivi è specifica di un singolo consorzio e di singoli progetti (All. 1,2). Il programma "Teleamministrazione" (telematica per l’amministrazione - cfr. all. 3), ha finanziato dei consorzi molto grandi, composti a volte da dieci a quindici partners, normalmente uno per ogni nazione. Talvolta però non è possibile raggiungere un numero così elevato di partners (per esempio non sempre il Lussemburgo fa parte dei consorzi): non è detto infatti che ci sia sempre una decina di partner che intendano scambiarsi le regole che usano, ad esempio, per gestire la previdenza, per conoscere le procedure interne delle varie pubbliche amministrazioni e così via. Quindi a me sembra che quella attuale sia quasi più una fase conoscitiva che ancora una vera e propria fase di integrazione del mondo dell’elettronica e dell’informatica con la pubblica amministrazione.

Risposta del Professor Vernazza: si ed è importante. Direi che ogni programma ha i suoi limiti. Ci sono diversi stadi: c’è lo stadio di un progetto di fattibilità o di prove (Trial) e corrisponde a qualche centinaio di KECU per tutto il consorzio, esistono programmi anche con altri finanziamenti più consistenti, che vanno da due a tre MECU. Normalmente la U.E. finanzia al 50%; l’ammontare più tipico del finanziamento è di circa 1.5 MECU.

[1] Building the Informatics Society: The Telematics Applications Programme (1994-1998), Work Programme, 1996 Edition, DG XIII C/E, European Commission.

[2] Building the Information Society, "Telematics Applications Programme (1994-1998)", Information Package, 17 December, 1996, 4th Call for Proposals and Call for Proposals for Integrated Applications for Digital Sites, European Commission, DG XIII, Telecommunications, Information Market and Exploitation of Research.

[3] Brite Euram, 2nd Call for Proposals, Guidelines on "How to Prepare a Proposal", August 1992.

E2001 - EBR	European Business Register
E2002 - EWTIS	European Water Traffic Information System
E2003 - INCA	Information Net and Card for the Adapted Management of European road transport and traffic
E2004 - CAPE	Computer Aided Post in Europe
E2005 - CARE	Care Telematics Project
E2006 - TECN	Transplant Euro Computer Network
E2007 - SOSENET	Social Security Network
E2008 - ENVIRONET	Environment Network
E2009 - NORT	Income Tax management for Non-Resident Taxpayers
E2010 - EIP	European Interconnectivity Platform
E2011 - CERT CENTRE	Certification Centre
E2012 - RISE	Retrieval and Interchange of Standards in Europe
E2013 - SAPiENS	Support for Apllication Pilots in ENS
E2014 - MENSA	Measures for ENS Administration Services

AD 1001 CAPE 2000	Computer Aided Post in Europe in the Year 2000
AD 1002 EBR II	European Business Register - Phase II
AD 1003 ELPRO	Electronic Public Procurement System for Europe
AD 1004 EMMI	Euregional Multimedia Information Exchange
AD 1005 EUROVET	Eurovet
AD 1006 EURO VIEW	X.500 Pilot Directory Service for European Telematics Applications
AD 1007 GEOSERVE	Geo-Data Access Services
AD 1008 GRASP	Global retrieval Access and Information System for Property Items
AD 1009 MINTOUR	Multimedia Information Network for Tourism
AD 1010 MIPEX	Message Based Industrial property
AD 1011 MIRTO	Multimedia Interaction With Regional and Trsnational Organizations
AD 1012 MUSYC	Multi-Media System for Customs
AD 1013 RAINBOW	An Object network for Statistician and Administrations
AD 1014 SPACE	Single Point of Access for Citizens in Europe
AD 1015 TAPPE	Telematics for Administrations: Public Procurement in Europe
AD 1016 TELER	Telematics for Enterprise Reporting
AD 1101 MAGNETS	Museums & Galleries new Technology Study
AD 1102 SCOPE	Support of Commission Objectives and the Environment for Administrations and Urban and Rural Areas
SU 1112 PIPER	Project Information Prepared for Exploitation and Reference

Public administrations play a central role in society. They provide a range of services to householders and industry, undertaking functions as diverse as economic development, environmental monitoring and the provision of public information. More efficient administrations are good news for Europe's citizen - and its economy.

The Administrations sector is developing and testing telematics solutions designed to meet the needs of public administrations. The completion of the single European market, with the free movement of people, goods and capital, presents a major challenge for public administrations. Telematics-based trans-European information networks provide them with the opportunity to share information on a European level. Success, however, depends on the interoperability of the various information networks.

These telematics-based information networks are forging partnerships between European administrations as well as between administrations and the private sector.

These applications should provide innovative approaches to making information available that is difficult to access by citizens and organisations using currently available means. In particular the appropriate information should be identified and presented in a timely and user friendly way that ensures rapid and accurate assimilation by the user.

This could be achieved by considering a wider sharing of information, new flexible forms of work organisation, change in patterns, model and nature of work, innovative forms of training, formation and skill development.

New forms of social and economic sector partnerships could be considered, for example: between public, private, and non-profit organisations. The enhancement of infrastructure support for new services and applications, for example support activities for micro-business; electronic commerce; etc.

Pilot work could validate innovative models demonstrating the active role of Public Administrations in education, training, and in the creation of a favourable legal/economic environment. They could aim at fostering productive activities dealing with information and knowledge based products and services particularly where they exhibit a strong cultural background, intellectual resource and skill. Areas which demonstrate a competitive advantage for Europe would be of particular interest.

Demonstrate the benefits of co-operation and intelligent exchange of information and knowledge between citizens, administrations and decision makers within the European Environment.

Typical work could facilitate partnerships within and between administrations and the involvement and participation of final users in the process of delivering public information and decision making processes to the citizens. Innovative methods, mechanisms and tools for encouraging access to background information on conventions, regulations etc. could be demonstrated.

The work should allow for people (citizens, administrators, decision makers) without technical background to share a knowledge base, their experiences and interact directly with each other. Methods of effective interaction and involvement of citizens and administrations will also be an important aspect of the work.

This cluster's aim is to help Public Administrations in addressing the above topics in their role in providing access, both across Europe and to the wider international community to the cultural heritage of the Member States in terms of their Regional, National and European perspectives.

It aims at supporting a cohesive European cultural and educational policy, Work should take into consideration the education and strong cultural identity of the European citizens while helping Public Administrations to address the broad needs of the communities involved, including the requirements for museums, cultural heritage, etc.

Other issues addressed could include the diffusion, access to knowledge and integration of the cultural and artistic heritage spread out through the regions, cities, towns and rural areas where there is a high concentration artistic and historical wealth.

Pilot work could also consider models of employment and business opportunities related to the conservation and diffusion of cultural heritage, cultural tourism and "virtual tourism".

Relevant issues such as legal constraints, intellectual property rights, plurality of sources, etc. could also be addressed.

Investigate into the impact of telematics systems on: administrations and the citizen.

Develop methodologies from practical experience that support the implementation of telematic systems for administrations. Subject areas could include: democratic processes; migration; process re-engineering; electronic identification (Smart Card); intelligent information exchange; & citizen's services.

Carry out a set of strategic investigations into the methodologies, tools, training and other related issues into "Single point of entry" for citizens enabling them to access a broad range of Administrative services. Example applications could focus on the interaction with the civic process and related activities in areas such as: local government; transport; health and education. The work could also address issues such as the legal aspects of: data privacy; intellectual property rights; information reliability, authentication etc., and organisational issues such as: process re-engineering; the management of change; re-training; etc.

Facilitate the effective user involvement through the identification of user decision makers and their involvement in the projects. Carry out investigations into the effective and efficient uptake of the Administration's projects. Through the User group activities, encourage pro-active involvement of future users and decision makers in the domains of the project

Through close interaction with current and future project work, ensure understanding of the results of the Administrations Sector's work within the Member States' Administrations. Identify and quantify key criteria for the uptake of systems within this sector, these could relate to: cost/benefit; commercial viability/utility; appropriate technology; legal; security & contractual; etc..