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TELEAMMINISTRAZIONE PER L'UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI CAGLIARI

Realizzazione tecnologica

Michele Marchesi. Alessandra Fanni

DIEE – Università di Cagliari

 

La teleamministrazione si basa su pratiche definite secondo specifici flussi di lavoro ed operanti su documenti elettronici. Tutta la pratica interna all’Amministrazione si svolge lavorando a terminali del sistema informativo. I documenti elettronici elaborati hanno valore legale al posto dei documenti cartacei.

Occorre distinguere bene tra pratica e documento. Una pratica è definita specificando un flusso di lavoro tra vari uffici e con la necessità dell’intervento, a vari livelli, del personale di tali uffici. Essa elabora e produce uno o più documenti elettronici.

Il documento elettronico

Il documento elettronico ha le seguenti caratteristiche:

- È situato su di un server ben preciso del sistema.

- È registrato su disco WORM.

- Ne esiste almeno una copia ufficiale di backup registrata in un server posto a distanza, per minimizzare la probabilità di perdita in seguito ad un evento disastroso.

- Non ammette cancellature, ma solo correzioni esplicite: tutta la sua storia è registrata.

- Può essere composto da testo ASCII, immagini (eventualmente derivate dall’acquisizione di documenti cartacei tramite "scanner"), documenti generati da "word processor", firme, visti ed altre informazioni che ne riportano la storia di tutte le modifiche. Può anche contenere altri documenti elettronici.

- Alla fine dell’iter viene autenticato con firma elettronica a criptazione asimmetrica.

La gestione di un documento con tali caratteristiche pone vari problemi tecnologici, tra i quali:

- Occorre del software capace di leggere il documento, scomporlo nelle varie parti e visualizzarlo, eventualmente attivando i "word processor" opportuni. Tale software deve anche poter stampare il documento, o parte di esso, apponendo in modo automatico le informazioni di autenticazione.

- Tale software deve accedere al disco WORM e ricostruire il documento nella sua forma più recente, oppure in tutta la sua storia.

- In caso di modifiche, il software deve poter scrivere il disco WORM ed il backup in modo affidabile e tenendo conto di possibili cadute del sistema durante la scrittura.

- Il sistema di accesso ai dischi WORM, in prospettiva, deve essere capace di registrare grandi quantità di dati e di sopportare flussi molto elevati di dati in input ed output. Esso deve permettere la scrittura e lettura di documenti in modo incrementale e trasparente all’utente.

- La gestione delle pratiche elettroniche si deve basare su di un programma per la definizione e gestione di flussi di lavoro, con in più la possibilità di autenticare gli utenti tramite password o "badge", e di gestire i documenti elettronici nel modo sopra esposto.

- Il sistema deve prevedere anche un’interfaccia verso l’attuale sistema informativo preposto alla ragioneria, per la generazione automatica di impegni, mandati, ecc.

- Occorre un’interfaccia verso l’eventuale lettore di "badge" per l’autentica dell’utente, la registrazione degli estremi sul badge stesso e la disabilitazione in caso di disinserimento. Occorre comunque un modulo di autenticazione tramite "password", con conseguente registrazione nella storia del documento di tutti gli accessi.

- Il sistema deve gestire vari livelli di accesso al documento, ciascuno articolabile secondo le necessità. Esso deve mantenere un database delle autorizzazioni, inclusa la storia di tutte le loro variazioni.

- Se possibile, il sistema dovrebbe basarsi su standard di rete TCP/IP e Internet, onde consentire un più facile scambio dei dati. Ovviamente, tali scambi devono essere effettuati in modo sicuro tramite cifratura.

Il sistema di "workflow"

Il documento elettronico viene elaborato nell’ambito di una pratica, definita e gestita in modo automatico tramite strumenti di "workflow" (WKF).

Una pratica si può definite come un documento in corso di elaborazione (eventualmente composto da sottodocumenti a vari livelli), più tutte le informazioni sull’iter da percorrere e sullo stato attuale della pratica.

La gestione delle pratiche comprende:

- definizione della tipologia di ciascuna pratica, possibilmente tramite strumenti visuali;

- definizione di un database di uffici, elaboratori elettronici e operatori umani, ciascuno col proprio profilo e con le opportune autorizzazioni;

- meccanismi di creazione, gestione dell’iter e conclusione della pratica, necessariamente utilizzanti un insieme di elaboratori connessi in rete;

- meccanismi di controllo della pratica da parte dei responsabili e di avviso automatico o manuale verso gli operatori responsabili.

La gestione delle pratiche deve avvenire utilizzando un sistema di "workflow" esistente, essendo impensabile una sua realizzazione ad hoc. Tale sistema deve poter essere strettamente integrato col sistema di gestione del documento elettronico.

- Il sistema WKF "vede" il documento come file binario, o anche semplicemente come codice identificativo univoco, e vi aggiunge le proprie informazioni sullo stato della pratica.

- Quando il documento deve essere elaborato, il sistema WKF lancia il programma di gestione passandogli il documento o il suo codice (nel qual caso il documento viene reperito direttamente dal server in cui risiede).

- Effettuata l’elaborazione, il programma di gestione registra l’accesso sul documento e, in caso di progressione della pratica, anche lo stato del documento, letto dal sistema WKF.

- Anche il sistema WKF registra l’eventuale progressione. I due sistemi (WKF e gestore documento) devono garantire l’accordo.

- In alternativa, la gestione del documento può essere fatta dal sistema WKF stesso. In tale caso, tutte le letture e scritture del documento, oltre che le autenticazioni e gli accessi degli operatori, devono essere intercettati da apposite procedure e registrate su disco WORM, in modo da garantire l’affidabilità del documento e la sua ricostruzione anche in caso di "crash" del sistema.

Realizzazione del sistema

Uno schema di massima delle attività necessarie per realizzare il sistema dal punto di vista tecnologico sono le seguenti:

1. Indagine di mercato per l’individuazione di ambienti di "groupware" e "workflow" utilizzabili come base per la gestione delle pratiche. Tali ambienti devono essere personalizzabili e facilmente interfacciabili con moduli software scritti ad hoc.

2. Indagine di mercato sulle potenzialità e le caratteristiche hardware e software delle unità WORM, sia dal punto di vista del "throughput" che delle funzionalità per la memorizzazione incrementale.

3. Definizione ed acquisizione dell’ambiente di sviluppo software, oltre che di quello di cui al punto 1. Tale ambiente dovrà essere di tipo "orientato agli oggetti" e dotato di strumenti di prototipazione rapida per facilitare la scrittura del software e la sua successiva manutenzione. Possibilmente, il linguaggio dovrà essere Smalltalk e/o Java.

4. Indagine sugli standard di documenti elettronici disponibili e definizione dello standard per il documento del progetto, in tutti i suoi dettagli. Eventuale acquisizione di librerie per la gestione e visualizzazione del documento elettronico.

5. Definizione e scrittura o acquisizione degli algoritmi di crittografia per la gestione delle "password" e per la criptazione del documento.

6. Analisi e progetto del sistema software per la teleamministrazione.

7. Definizione dell’interfaccia utente di tale sistema.

8. Scrittura dell’applicazione,

9. Collaudo e validazione dei prototipi.

10. Installazione negli uffici chiave individuati e prove sul campo usando le pratiche individate.

11. Discussione e revisione.

L’hardware ed il software necessari per lo sviluppo del sistema sono stimati essere i seguenti:

- Server dotato di disco WORM e del sistema di gestione amministrativa dell’Università, inclusi gli strumenti di sviluppo.

- Due PC "client" collegati al server, eventualmente dotati di lettore di badge.

- Collegamento in rete al sistema di gestione amministrativa dell’Università.

- Sistema di workflow, inclusi gli strumenti di sviluppo software per tale sistema.

- Sistema di sviluppo per applicazioni su client.

È necessario prevedere almeno una borsa di studio biennale (meglio se due), più le risorse per affidare del lavoro di sviluppo a consulenti esterni, per un totale stimato di almeno 200 ore.

Un primo diagramma di Gantt per lo sviluppo del sistema, stimato molto grossolanamente, è riportato di seguito. Una stima più accurata della manodopera, delle risorse software e dei tempi necessari per lo sviluppo potrà essere fatta solo dopo la ricognizione di mercato dei punti 1-5 sopra riportati.